TRASLADOS Y NOVEDADES
EN AFILIACIÓN
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Una novedad es la modificación de los datos básicos o complementarios, reportados en el momento del ingreso a la EPS o cambios en la condición de la afiliación.
Estas novedades sólo pueden ser realizadas por los cotizantes y cabezas de familia, y solo en casos especiales, como fallecimiento del cotizante, fallos judiciales, requerimientos de una autoridad competente o en los casos que se evidencie algún riesgo que pueda afectar la integridad del afiliado, podrán ser reportados por los beneficiarios para temas de exclusiones o desafiliaciones.
Es importante recalcar que cualquier novedad que se realice a la afiliación debe ser reportada a través del Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS o a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, con sus respectivos soportes que acrediten la aplicación de cada novedad.
- Traslado
- Pérdida de las condiciones para seguir cotizando cuando se ha agotado la protección laboral, el mecanismo de protección al cesante o no se tenga derecho a ellos y no opere la movilidad
- Extinción de la condición de beneficiario
- Fijación de residencia fuera del país
- Cumplimiento de las condiciones para pertenecer a un Régimen Exceptuado o Especial
- Cumplimiento de las condiciones para estar como cotizante en el Régimen Contributivo, según la autoridad competente
- Cuando se trate de personas privadas de la libertad y la cobertura está a cargo del Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad
Para acreditar la terminación de la inscripción en la EPS por viaje al exterior, el usuario debe adjuntar fotocopia de tiquete, pasaporte y visas, los cuales certifiquen la salida del país, o documento que compruebe que su lugar de residencia es fuera del territorio colombiano.
Esta novedad aplica en los casos donde el cotizante del régimen contributivo o el cabeza de familia en el subsidiado, han sido afectados por la novedad de terminación de la inscripción en una EPS, y desean realizar una nueva inscripción para cumplir nuevamente con las condiciones para estar el SGSSS.
En la aplicación de esta novedad se puede reportar la actualización o corrección de los datos complementarios y los inicios de relaciones laborales.
Esta novedad se reporta para incluir un miembro del núcleo familiar que cumple las condiciones para ser beneficiario. También aplica para la inscripción de otros familiares como afiliados adicionales, cuando estos se encuentren hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, en el régimen contributivo.
Para poder aplicar esta novedad, el cotizante o cabeza de familia debe adjuntar además del documento de identidad de cada afiliado, los siguientes soportes que acrediten la calidad de los beneficiarios así:
| Parentesco | Soportes documentos de acreditación |
|---|---|
| Cónyuge | Registro civil de matrimonio. |
| Compañero o compañera permanente | Declaración de convivencia firmada por las dos partes. |
| Padres | Registro civil del cotizante. |
| Hijos | Registro civil del hijo. |
| Hijos adoptivos | Certificado de adopción o acta de entrega del menor, emitido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o entidad autorizada. |
| Hijos menores de 25 años y los hijos de cualquier edad con incapacidad permanente | Documento en el que conste la pérdida de la patria potestad o el certificado de defunción de los padres o la declaración suscrita por el cotizante sobre la ausencia de los dos padres. |
| Hijos mayores de 25 años | Registro civil del hijo, fotocopia ampliada 150 % de la cédula del beneficiario hijo. UPC – adicional. |
| Nietos | Registro civil del cotizante, del hijo del cotizante y del nieto. |
| Menores en custodia | Orden judicial o acto administrativo expedido por la autoridad competente. |
| Hermano | Registro civil del cotizante, del hermano y soporte de declaración de dependencia económica del beneficiario. |
| Abuelo | Registro civil del cotizante y del padre o madre, según corresponda. Soporte de declaración de dependencia económica del beneficiario. |
| Bisabuelo | Registro civil del cotizante, del padre o madre y del abuelo, según corresponda. Soporte de declaración de dependencia económica del beneficiario. |
| Bisnieto | Registro civil del cotizante, del hijo del cotizante, del nieto que corresponda y del bisnieto. Soporte de declaración de dependencia económica del beneficiario. |
| Tío | Registro civil del cotizante, del padre o madre correspondiente y del tío. Soporte de declaración de dependencia económica del beneficiario. |
| Sobrino | Registro civil del cotizante, del hermano del cotizante y del sobrino. Soporte de declaración de dependencia económica del beneficiario. |
Esta novedad se reporta para excluir del núcleo familiar a un beneficiario que ha perdido las condiciones para serlo, tales como superar la edad exigida, inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar, pérdida de la condición de cónyuge o compañera(o) permanente, o cuando el beneficiario va a integrar otro núcleo familiar. También aplica para la exclusión de un afiliado adicional.
Para cualquier situación, a excepción de los casos donde el afiliado inicia una relación laboral, la solicitud debe realizarse por escrito explicando el motivo y aportar los documentos soportes según corresponda, así:
- Cónyuge: debe presentar la sentencia judicial de terminación del vínculo matrimonial, o en la escritura pública según corresponda, la cual debe especificar que se pactaron deberes alimentarios, el cual incluye el Servicio de Salud al usuario que se desea retirar como beneficiario, si en la sentencia judicial de divorcio no se dispuso el deber de alimentos, podrá ser desafiliado siempre y cuando no se compruebe la existencia de un tratamiento a una enfermedad adquirida con anterioridad a la fecha de divorcio.
- Compañero(a) permanente: se debe de realizar la solicitud formal de retiro por medio de una carta en la cual se especifique el tiempo de no convivencia, en la que se aclare que se acordó total independencia entre los cónyuges de las obligaciones alimentarias, recordando que dentro de esa clase de obligación se encuentra el Servicio de Salud. En caso de haber hijos, se debe de especificar bajo qué cotizante quedará la custodia y la dependencia económica en la EPS. Si se tiene grupo familiar unificado, autorizar a Comfenalco Valle EPS a realizar la desunión de grupo familiar.
- Por viaje al exterior: el cotizante deberá de realizar la solicitud formal por escrito de retiro de la EPS, por motivo de viaje, y debe adjuntar fotocopia de tiquetes, pasaporte y visas, los cuales certifiquen la salida del país o documento que compruebe que su lugar de residencia es fuera del territorio Colombiano.
Tener en cuenta que la novedad será viable siempre que no existan tratamientos en curso para la persona que desean retirar.
Esta novedad se reporta cuando el cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar. Es importante tener en cuenta que si se trata del cabeza de familia o un beneficiario en el Régimen Subsidiado, deberá marcar la novedad de Movilidad.
Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente termina su relación laboral, o cuando el cotizante independiente pierde las condiciones para continuar como cotizante.
La afiliación se tramita a través del Formulario Único de Afiliación.
Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente inicia su relación laboral.
La terminación de la relación laboral se tramita a través del Formulario Único de Afiliación, solo en los casos en que no se reporte oportunamente la novedad por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, adjuntando carta formal de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente termina su relación laboral.
La terminación de la relación laboral se tramita a través del Formulario Único de Afiliación, solo en los casos en que no se reporte oportunamente la novedad por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, adjuntando carta formal de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
Régimen Contributivo y Régimen Subsidiado
La movilidad en el SGSSS en el cambio de régimen dentro de una misma EPS, la novedad de movilidad del Régimen Contributivo al Régimen Subsidiado debe reportarse por el cotizante de manera individual y directa a la EPS, a través del Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS, o a través del SAT cuando entre a operar, al día siguiente de la terminación de la vinculación laboral o de la pérdida de las condiciones para seguir cotizando como independiente y a más tardar el último día calendario del respectivo mes, o al día siguiente del vencimiento del período de protección laboral o del mecanismo de protección al cesante, si los hubiere.
Así mismo, esta novedad debe reportarse cuando el cabeza de familia o alguno de sus beneficiarios del régimen subsidiado, inicia una relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar y debe permanecer en la misma EPS en el Régimen Contributivo.
Esta novedad se reporta cuando el cotizante o el cabeza de familia, en ejercicio del derecho a la libre elección, manifiesta su decisión de cambiarse a otra EPS del mismo o de distinto régimen. Para ejercer el derecho al traslado, el afiliado cotizante o cabeza de familia debe:
- Encontrarse inscrito en la misma EPS por un período de 360 días calendario continuos o discontinuos, contados a partir del momento de la inscripción
- No estar internado en una institución prestadora de servicios de salud, lo cual también aplica a cualquier miembro de su núcleo familiar
- Estar a paz y salvo el trabajador independiente en el pago de las cotizaciones al SGSSS Inscribir en la solicitud de traslado a todos los integrantes de su núcleo familiar.
Cuándo no aplica la regla general de permanencia:
- Cuando la EPS deje de operar por disolución o liquidación, revocatoria de la autorización o retiro del municipio.
- Cuando se presenten deficiencias en la prestación o suspensión del servicio o haya menoscabo a la libre escogencia de IPS, o cuando la red de prestadores no corresponda a la prometida.
- Cuando se unifique el núcleo familiar de los cónyuges o compañeros permanentes, o cuando un beneficiario cambie su condición a la de cónyuge o compañero(a) permanente o ingresa a otro núcleo familiar
- Cuando el afiliado cambie la residencia y la EPS donde se encuentra inscrito no tiene cobertura en el respectivo municipio
- Cuando la afiliación o inscripción haya sido efectuada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, el empleador o la administradora de pensiones o la entidad territorial
- Cuando se presenten deficiencias en la prestación o suspensión del servicio o haya menoscabo a la libre escogencia de IPS, o cuando la red de prestadores no corresponda a la prometida; previa autorización de la Supersalud
Aplica cuando el cotizante, el cabeza de familia o los benficiarios o afiliados adicionales fallecen, Cuando el fallecido es el cotizante o el cabeza de familia, la novedad debe reportarla el benefciario.
Por fallecimiento: deben presentar el certificado de defunción para proceder a retirar al miembro del grupo familiar.
Tener en cuenta que si el fallecimiento es del cotizante, todo el grupo familiar quedará retirado hasta que formalicen nueva afiliación ante el Sistema General de Seguridad Social en Sald para el resto de las personas del grupo básico
Esta novedad se reporta cuando el cotizante termina la relación laboral o pierde las condiciones para seguir cotizando, y solicita cobertura de protección al cesante a la Caja de Compensación Familiar en la que se encuentra afiliado.
Para esta novedad se hace necesario adjuntar carta de la Caja de Compensación donde se identifique que el cotizante se ha hecho acreedor a esta protección.
La novedad de pre pensionado se reporta cuando el cotizante ha radicado la solicitud para el reconocimiento de pensión, no se encuentra obligado a cotizar y hace el esfuerzo financiero para seguir cotizando sobre un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
Es un portal creado con el propósito de facilitar a los ciudadanos la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y a los afiliados el reporte de sus novedades. Como afiliado, tiene disponible la consulta del estado actual de su afiliación, el historial de inscripciones que haya realizado a diferentes EPS, el reporte de traslado para usted y todo su grupo familiar, la inclusión y exclusión de beneficiarios, la actualización de datos complementarios y del documento de identidad, entre otras. Por su parte, los empleadores, entidades e instituciones pueden registrar el rol de empleador persona jurídica y el rol de empleador persona natural.
